Elektronische AU ab 2022

Bei Erkrankung eines Beschäftigten musste die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) bislang vierfach auf Papier ausgestellt werden. Das Verfahren wird nun sukzessive durch elektronische Meldungen ersetzt. Ab dem 1.1.2022 können und ab 1.7.2022 müssen Arbeitgeber die Daten auf digitalem Weg bei den Krankenkassen abrufen. Das bedeutet, dass 

• Krankenkassen die AU-Bescheinigung ab dem 1.1.2022 elektronisch zum Abruf für Arbeitgeber bereitstellen und
• der elektronische Abruf für Arbeitgeber zum 1.7.2022 verpflichtend wird, sodass Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber dann keine AU-Bescheinigung mehr vorlegen müssen.

Weniger Papierverbrauch, weniger administrativer Aufwand – das sind die Hauptgründe für die Einführung der neuen elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Bislang wurden bei der Erkrankung eines Beschäftigten vier Ausfertigungen auf Papier fällig: 

• eine für die Krankenkasse,
• eine für den Arbeitgeber,
• eine für den Arzt und
• eine für den Patienten. 

Die Bescheinigungen für den Arbeitgeber und für die Krankenkasse musste der Arbeitnehmer zudem noch selbst an diese übermitteln. Das ändert sich nun schrittweise. Mit dem neuen elektronischen Verfahren können AU-Bescheinigungen schneller und sicherer an die Arbeitgeber zugestellt werden. Die AU-Bescheinigungen auf Papier bleibt erhalten bei privat Krankenversicherten, Krankschreibungen von Privatärzten und bei Erkrankungen im Ausland. Sie bleiben, zumindest vorerst, vom neuen eAU-Verfahren ausgenommen.

Anwendung der eAU: Um am eAU-Verfahren teilzunehmen, brauchen Arbeitgeber oder ihre Steuerberater ein systemgeprüftes Programm, eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Die Daten werden über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung zur Verfügung gestellt. Die Krankenkassen stellen sie spätestens an dem Werktag, der auf die Anfrage folgt, zum Abruf bereit. Aber Vorsicht: In der Regel ist eine AU-Bescheinigung erst Pflicht, wenn ein Arbeitnehmer länger als drei Tage erkrankt. Darüber hinaus übermitteln die Ärzte die Daten gegebenenfalls erst am Tagesende an die Krankenkassen. Somit ist eine Abfrage durch den Arbeitgeber frühestens erst am fünften Tag einer gemeldeten Arbeitsunfähigkeit sinnvoll. Bei verfrühten Anfragen erhalten Arbeitgeber ansonsten das Kennzeichen „4“ zurückgemeldet: „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“.

Hinweis: Auch bei geringfügig Beschäftigten ist eine eAU-Anfrage an die Krankenkasse möglich. Dafür müssen Arbeitgeber aber wissen, bei welcher Krankenkasse sie versichert sind. Sie sollten diese daher beim Minijobber erfragen und im Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegen.