Die private Nutzung eines Firmenfahrzeugs kann pauschal mithilfe der 1%-Regelung ermittelt werden, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird. Der pauschale Nutzungswert sowie die nicht abziehbaren Betriebsausgaben für Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte können die Aufwendungen übersteigen, die für das Kraftfahrzeug insgesamt tatsächlich entstanden sind. Ist dies der Fall, können die pauschalen Wertansätze für die Privatnutzung und die nicht abziehbaren Betriebsausgaben für Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte auf die insgesamt tatsächlich entstandenen Gesamtkosten begrenzt werden.
Außerdem besteht immer ein Anspruch darauf, dass sich die Entfernungspauschale in voller Höhe auswirkt. Damit sich die Entfernungspauschale voll auswirken kann, darf die Kostendeckelung nicht erst bei 100% der Kfz-Kosten eintreten. Von den tatsächlichen Kosten ist vorab ein Betrag in Höhe der Entfernungspauschale abzuziehen.
Konsequenz: Bei Elektrofahrzeugen und extern aufladbaren Hybridelektrofahrzeugen, bei denen der Bruttolistenpreis pauschal um die Kosten für das Batteriesystem zu mindern ist, wirkt sich dies auf die Kostendeckung aus. Bei der Ermittlung der tatsächlichen Kosten wird nicht die tatsächliche Abschreibung angesetzt, sondern die Abschreibung, die sich ergibt, wenn man die Anschaffungskosten pauschal um die Kosten für das Batteriesystem mindert.
Enthalten die Anschaffungskosten für das Elektro- oder Hybridelektrofahrzeug keinen Anteil für das Batteriesystem und ist für die Überlassung der Batterie ein zusätzliches Entgelt (z. B. Miete oder Leasingrate) zu entrichten, sind die insgesamt tatsächlich entstandenen Gesamtkosten für das dem Arbeitnehmer überlassene Kraftfahrzeug um dieses zusätzlich entrichtete Entgelt zu mindern. In diesem Fall sind auch weitere Kosten für das Batteriesystem, wie z. B. Reparaturkosten, Wartungspauschalen oder Beiträge für spezielle Batterieversicherungen abzuziehen, wenn sie zusätzlich zu tragen sind.
Kostendeckelung nach der Neuregelung ab 2019: Bei Elektrofahrzeugen und bestimmten extern aufladbaren Hybridelektrofahrzeugen, die nach dem 31.12.2018 und vor dem 1.1.2031 anschafft wurden bzw. werden, ist die private Nutzung – abhängig vom Anschaffungszeitpunkt und der Höhe des Bruttolistenpreises – mit 1% vom halben Bruttolistenpreis (sogenannte 0,5%-Regelung) oder mit einem Viertel des Bruttolistenpreises (= 0,25%-Regelung) anzusetzen.
Bei einem Leasingfahrzeug gilt das entsprechend, sodass bei der Vergleichsrechnung die Leasingraten nur zur Hälfte bzw. zu einem Viertel anzusetzen sind.
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