Plant ein Unternehmer eine Betriebsveranstaltung, sollte er darauf achten, dass die Kosten für eine Betriebsveranstaltung pro Teilnehmer nicht mehr als 110 € (brutto) betragen. Wird die 110 € Grenze je Arbeitnehmer überschritten, fällt für den übersteigenden Betrag Lohnsteuer an, die auch pauschal mit 25% ermittelt werden kann. Wesentlich stärker wirkt sich beim Überschreiten des Grenzwerts jedoch der Wegfall des Vorsteuerabzugs in voller Höhe aus.
Es kommt somit entscheidend darauf an, wie viele Personen an der Betriebsveranstaltung teilnehmen. Der BFH hat nunmehr entschieden, dass nicht auf die Zahl der geplanten Teilnehmer abzustellen ist, sondern die Zahl der tatsächlich teilnehmenden Personen.
Praxis-Beispiel:
Ein Arbeitgeber lädt 50 Gäste zu einer Betriebsfeier ein. Die Kosten für die Veranstaltung betragen 5.000 €. Somit entfallen auf jede Person 100 €. Von den 50 eingeladenen Gästen haben 10 Personen abgesagt. Die Kosten, die auf jede teilnehmende Person entfallen, betragen (5.000 € : 40 =) 125 €. Das bedeutet im Ergebnis, dass die Kosten je angemeldeten Teilnehmer (5.000 € : 50 =) 100 € betragen und die Kosten je tatsächlich teilnehmender Person (5000 € : 40 =) 125 €.
Konsequenzen: Laut BFH ist die Zahl der Personen maßgebend, die tatsächlich teilgenommen haben, sodass auf jede Person 125 € entfallen. Der übersteigende Betrag von (125 € – 110 € =) 15 € muss bei jedem teilnehmenden Arbeitnehmer als Arbeitslohn erfasst werden, der entweder individuell oder pauschal mit 25% versteuert wird. Allerdings entfällt insgesamt die Möglichkeit, den Vorsteuerabzug aus den Aufwendungen geltend zu machen.
Hinweis: Bei einer Betriebsveranstaltung lässt sich nie voraussagen, ob einzelne Arbeitnehmer oder Gäste absagen oder einfach nicht erscheinen. Da der BFH auf die Zahl der tatsächlich teilnehmenden Personen abstellt, ist es sinnvoll, bei der Planung einen Sicherheitspuffer einzubauen, sodass die Kosten pro Teilnehmer nicht mehr als 110 € (brutto) betragen werden.
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