Die Außenprüfung soll dazu beitragen, dass die Steuergesetze gerecht und gleichmäßig angewendet werden. Deshalb ist auch zu Gunsten des Steuerpflichtigen zu prüfen (§ 199 Abs. 1 AO).
Beginn der Außenprüfung: Bestehen wichtige Gründe gegen den vorgesehenen Zeitpunkt der Prüfung, kann beantragt werden, dass ihr Beginn hinausgeschoben wird (§ 197 Abs. 2 AO). Die Außenprüfung beginnt grundsätzlich in dem Zeitpunkt, in dem die prüfende Person nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung konkrete Ermittlungshandlungen vornimmt. Bei einer Datenüberlassung beginnt die Außenprüfung spätestens mit der Auswertung der Daten.
Ablauf der Außenprüfung: Betroffene sind verpflichtet, für einen reibungslosen Ablauf der Prüfung mitzuwirken. Wer seinen Mitwirkungspflichten nicht nachkommt, kann durch ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen und gegebenenfalls durch ein Mitwirkungsverzögerungsgeld dazu gezwungen werden (§ 200a AO).
Der prüfenden Person ist zur Durchführung der Außenprüfung ein geeigneter Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung zu stellen (§ 200 Absatz 2 AO). Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen, die benötigt werden, sind vorzulegen, gegebenenfalls durch Vorlage von Aufzeichnungen. Die Vorlage von Unterlagen kann bereits mit der Prüfungsanordnung verlangt werden (§ 197 Absatz 3 AO). Werden Daten und Unterlagen elektronisch aufbewahrt, kann die prüfende Person verlangen, dass ihr notwendige Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden, die zum Lesen der Daten und Unterlagen erforderlich sind (§ 147 Absatz 5 AO). Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungs Systems (DV-Systems) erstellt worden, hat die prüfende Person das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das DV-System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen (unmittelbarer Datenzugriff, § 147 Absatz 6 Satz 1 Nummer 1 AO). Dazu kann sie verlangen, dass ihr die dafür erforderlichen Geräte und sonstigen Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden. Dies umfasst unter Umständen die Einweisung in das DV-System und die Bereitstellung von fachkundigem Personal.
Auswertung der Daten: Auf Anforderung sind der prüfenden Person die Daten in einem maschinell auswertbaren Format zu übertragen, z. B. auf einem Datenträger oder durch Zurverfügungstellung der Daten über eine Datenaustauschplattform, soweit die Finanzbehörde einen Zugang nach § 87a Absatz 1 AO eröffnet hat (Datenüberlassung, § 147 Absatz 6 Satz 1 Nummer 3 AO). Daneben kann verlangt werden, dass die Daten nach den Vorgaben der prüfenden Person maschinell ausgewertet zur Verfügung gestellt werden (mittelbarer Datenzugriff, § 147 Absatz 6 Satz 1 Nummer 2 AO). Über alle Feststellungen von Bedeutung wird die prüfende Person während der Außenprüfung unterrichten, es sei denn, Zweck und Ablauf der Prüfung werden dadurch beeinträchtigt (§ 199 Absatz 2 AO).
Ergebnis der Außenprüfung: Wenn sich die Besteuerungsgrundlagen durch die Prüfung ändern, besteht das Recht auf eine Schlussbesprechung. Dabei werden einzelne Prüfungsfeststellungen nochmals zusammenfassend erörtert (§ 201 AO). Über das Ergebnis der Außenprüfung ergeht bei Änderung der Besteuerungsgrundlagen ein schriftlicher oder elektronischer Prüfungsbericht, der auf Antrag vor seiner Auswertung übersandt wird. Einzelne, ermittelte und abgrenzbare Besteuerungsgrundlagen können auch durch einen Teilabschlussbescheid gesondert festgestellt werden, solange noch kein abschließender Prüfungsbericht nach § 202 Absatz 1 AO ergangen ist. Vor Erlass eines Teilabschlussbescheids ergeht nach § 202 Absatz 3 AO ein schriftlicher oder elektronischer Teilprüfungsbericht. Zu dem jeweiligen Bericht kann Stellung genommen werden (§ 202 AO). Rechtsbehelfe können allerdings nicht gegen einen Prüfungsbericht, sondern nur gegen die aufgrund der Außenprüfung ergehenden Steuer-/Feststellungsbescheide eingelegt werden. Wird eine abgekürzte Außenprüfung (§ 203 AO) durchgeführt, findet keine Schlussbesprechung statt. Die steuerlich erheblichen Prüfungsfeststellungen werden in diesem Fall spätestens mit den Steuer-/Feststellungsbescheiden schriftlich mitgeteilt.
Ablauf der Außenprüfung beim Verdacht einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit: Ergibt sich während der Außenprüfung der Verdacht einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit, dürfen hinsichtlich des Sachverhalts, auf den sich der Verdacht bezieht, die Ermittlungen erst fortgesetzt werden, wenn die Einleitung eines Steuerstraf- oder Bußgeldverfahrens mitgeteilt worden ist (vgl. § 397 AO). Soweit die Prüfungsfeststellungen auch für Zwecke eines Steuerstraf- oder Bußgeldverfahrens verwendet werden können, darf die Mitwirkung bei der Aufklärung der Sachverhalte nicht erzwungen werden (§ 393 Absatz 1 Satz 2 AO).
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