Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein betriebliches Kraftfahrzeug auch zur privaten Nutzung und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, dann muss er die Aufwendungen, die auf diese Fahrten entfallen, als Arbeitslohn erfassen. Wenn kein Fahrtenbuch geführt wird, ermittelt der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil der Privatnutzung mithilfe der 1%-Regelung und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mithilfe der 0,03%-Regelung.
Dieser pauschale Nutzungswert kann die Kosten, die dem Arbeitgeber für das betriebliche Kraftfahrzeug insgesamt entstandenen sind, übersteigen. Wird dies im Einzelfall nachgewiesen, ist der pauschale Nutzungswert höchstens mit dem Betrag der Gesamtkosten des betrieblichen Kraftfahrzeugs anzusetzen (= Kostendeckelung).
Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte: Dem pauschalen Nutzungswert ist die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zugrunde zu legen, die auf den nächsten vollen Kilometer abzurunden ist. Maßgebend ist die kürzeste benutzbare Straßenverbindung. Der pauschale Nutzungswert ist nicht zu erhöhen, wenn der Arbeitnehmer das betriebliche Kraftfahrzeug an einem Arbeitstag mehrmals für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte benutzt.
Fährt der Arbeitnehmer abwechselnd von der ersten Tätigkeitsstätte zu verschiedenen Wohnungen, ist bei der Ermittlung des pauschalen Monatswerts nach der 0,03% Regelung die Entfernung zur näher gelegenen Wohnung anzusetzen. Zusätzlich ist dem Arbeitslohn für jeden Entfernungskilometer zwischen der näher gelegenen Wohnung und der weiter entfernt liegenden Wohnung ein pauschaler Nutzungswert in Höhe von 0,002% vom Bruttolistenpreis hinzuzurechnen.
Darf der Arbeitnehmer ein betriebliches Kraftfahrzeug dauerhaft für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen, ist pauschal die 0,03 %-Regelung für volle Kalendermonate anzusetzen, auch wenn das Fahrzeug tatsächlich nicht für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wird. Ebenso ist der pauschale Nutzungswert nach der 0,03 %-Regelung auch dann anzusetzen, wenn Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte nicht arbeitstäglich anfallen, z. B. aufgrund von Teilzeitvereinbarung, Homeoffice, Dienstreisen, Kurzarbeit oder Auslandsaufenthalt. Ein durch Urlaub oder Krankheit bedingter Nutzungsausfall ist im pauschalen Nutzungswert ebenfalls berücksichtigt.
Aber! Es besteht die Möglichkeit der Einzelbewertung, die dann allerdings für das gesamte Jahr durchzuführen ist. Bei einer auf das Kalenderjahr bezogenen Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind je Entfernungskilometer 0,002% des Listenpreises anzusetzen – höchstens jedoch für 180 Tage.
Bei einer Einzelbewertung hat der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber für jeden Kalendermonat schriftlich zu erklären, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er das betriebliche Kraftfahrzeug tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat. Es reicht nicht aus, nur die Anzahl der Tage anzugeben. Es sind aber keine Angaben erforderlich, wie der Arbeitnehmer an den anderen Arbeitstagen zur ersten Tätigkeitsstätte gelangt ist. Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer das betriebliche Kraftfahrzeug für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mehrmals benutzt, sind bei der Einzelbewertung nur einmal zu erfassen. Der Arbeitgeber hat diese Erklärungen des Arbeitnehmers als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.
Aus Vereinfachungsgründen ist es nicht zu beanstanden, wenn für den Lohnsteuerabzug jeweils die Erklärung des Vormonats zugrunde gelegt wird. Der Arbeitgeber hat den Lohnsteuerabzug nach den Erklärungen des Arbeitnehmers durchzuführen, sofern nicht erkennbar ist, dass der Arbeitnehmer unrichtige Angaben gemacht hat. Es bestehen jedoch keine Ermittlungspflichten des Arbeitgebers. Wird im Lohnsteuerabzugsverfahren eine Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte vorgenommen, so hat der Arbeitgeber für alle dem Arbeitnehmer überlassenen betrieblichen Kraftfahrzeuge eine jahresbezogene Begrenzung auf insgesamt 180 Fahrten vorzunehmen. Eine monatliche Begrenzung auf 15 Fahrten ist ausgeschlossen.
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