Werden die Bareinnahmen mithilfe eines elektronischen Kassensystems ermittelt, dann sind die Regelungen des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (BGBl. Teil I S. 3152) zu beachten. So ist in § 146a AO geregelt, dass
- für aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder
- für andere Vorgänge, die mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst werden,
- ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden ist,
- das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und jeden anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.
Die elektronischen Aufzeichnungssysteme und Aufzeichnungen müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung muss aus
- einem Sicherheitsmodul,
- einem Speichermedium und
- einer digitalen Schnittstelle
bestehen. Die digitalen Aufzeichnungen sind auf einem Speichermedium zu sichern sowie für eine Kassennachschau und Außenprüfungen verfügbar zu halten. Das BMF hat von seiner Ermächtigung Gebrauch gemacht, die elektronischen Aufzeichnungssysteme zu bestimmen, die über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen müssen, und welche Anforderungen diese zu erfüllen haben. Nach § 2 KassenSichV muss für jeden Geschäftsvorfall oder jeden anderen Vorgang eine neue Transaktion gestartet werden. Die Transaktion hat Folgendes zu enthalten:
- den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns,
- eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer,
- die Art des Vorgangs,
- die Zahlungsart,
- den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung oder des Vorgangsabbruchs,
- einen Prüfwert sowie
- die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.
Letzte Frist! Nach Art 97 § 30 des Einführungsgesetzes zur Abgabenordnung (EGAO) dürfen Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden und die den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 (BStBl. I S. 1342) entsprechen noch bis zum 31.12.2022 weiterverwendet werden, wenn sie bauartbedingt nicht aufrüstbar sind. Kann also eine elektronische Kasse bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden, darf sie nur noch bis zum 31.12.2022 verwendet werden.
Handlungsempfehlung: Mittlerweile hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) für hardwarebasierte TSE-Lösungen mehreren Anbietern die notwendigen Zertifikate erteilt, so dass neue Kassensysteme am Markt verfügbar sind. Daher sollten Unternehmer die Zeit nutzen, frühzeitig eine elektronische Kasse mit der passenden Sicherheitseinrichtung auszuwählen.
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