Jeder Steuerpflichtige muss selbst für die Aufbewahrung von Kopien aller Rechnungen sorgen, die er selbst erhalten hat und die er selbst oder sein Kunde ausgestellt haben (§ 14b UStG). Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und läuft 10 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Soweit der Unternehmer Rechnungen mithilfe elektronischer Registrierkassen erteilt, ist es nach der bisherigen Fassung von Abschnitt 14b.1 Abs. 1 Satz 2 UStAE ausreichend, wenn die Tagesendsummenbons aufbewahrt werden, die die Gewähr der Vollständigkeit bieten und den Namen des Geschäfts, das Ausstellungsdatum und die Tagesendsumme enthalten.
Die umsatzsteuerlichen Anforderungen haben sich bei elektronischen oder computergestützten Kassensystemen oder Registrierkassen zwischenzeitlich geändert, sodass das BMF den UStAE entsprechend ergänzt hat. Soweit Unternehmer Rechnungen mithilfe elektronischer oder computergestützter Kassensysteme oder Registrierkassen erteilen, ist es nunmehr ausreichend, wenn ein Doppel der Ausgangsrechnung (Kassenbeleg) aus den unveränderbaren digitalen Aufzeichnungen reproduziert werden kann. Wichtig ist, dass auch die übrigen Anforderungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) erfüllt werden, insbesondere die Vollständigkeit, Richtigkeit und Zeitgerechtigkeit der Erfassung.
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