Die Nutzung eines betrieblichen Kfz durch einen Gesellschafter-Geschäftsführer ist nur dann betrieblich veranlasst, wenn eine fremdübliche Überlassungs- oder Nutzungsvereinbarung getroffen worden ist. Liegt keine fremdübliche Überlassungs- oder Nutzungsvereinbarung vor oder geht die private Nutzung darüber hinaus oder erfolgt die Privatnutzung, obwohl sie vertraglich ausdrücklich ausgeschlossen wurde, ist eine Privatnutzung des Firmen-Pkw durch das Gesellschaftsverhältnis zumindest mit veranlasst. In dieser Situation ist sowohl bei einem beherrschenden als auch bei einem nicht beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer von einer verdeckten Gewinnausschüttung auszugehen.
Varianten bei der privaten Nutzung
Kauft die GmbH einen Pkw, handelt es sich immer um einen Firmenwagen, der im Betriebsvermögen der GmbH auszuweisen ist. Die private Pkw-Nutzung durch die Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH ist abzugrenzen. Bei der privaten Nutzung kommt es auf die betriebsinterne Vereinbarung und die tatsächliche Handhabung an, wobei es insgesamt die folgenden drei Varianten gibt:
- Der Gesellschafter-Geschäftsführer nutzt den Firmenwagen im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses, das die GmbH mit ihm abgeschlossen hat. Die Nutzung muss entweder im Anstellungsvertrag geregelt sein oder durch eine mündliche bzw. konkludente Vereinbarung. Die private Nutzung ist als Sachbezug einzuordnen. Der Wert wird, wenn kein Fahrtenbuch geführt wird, mithilfe der 1%-Regelung ermittelt (bei Elektrofahrzeugen/Plug-In-Hybrid-Fahrzeugen mit der 0,5%- bzw. 0,25%-Regelung. Die GmbH kann die pauschale Methode sogar dann anwenden, wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer den Firmenwagen nahezu ausschließlich für private Fahrten verwendet. Der Sachbezug muss zeitnah als Lohnaufwand gebucht und die Lohnsteuer abgeführt werden.
- Erfolgt die Überlassung des Fahrzeugs nicht im Rahmen des Arbeitsverhältnisses, sondern durch einen entgeltlichen Überlassungsvertrag (Mietvertrag), dann sollte der Mietvertrag schriftlich abgeschlossen und die Vereinbarung tatsächlich durchgeführt werden. Wenn keine Zahlungen vorgenommen werden, muss das Nutzungsentgelt zeitnah dem Verrechnungskonto des Gesellschafts-Geschäftsführers belastet werden. Auf diese Buchung darf nicht verzichtet werden, weil dann das Mietverhältnis steuerlich nicht anerkannt wird.
- Nutzt der Gesellschafter-Geschäftsführer den Firmenwagen für private Fahrten und erfolgt die private Nutzung außerhalb eines Arbeitsverhältnisses und außerhalb eines entgeltlichen Überlassungsvertrags, dann ist von einer verdeckten Gewinnausschüttung auszugehen, die der Gesellschafter als Einnahmen aus Kapitalvermögen zu versteuern hat. Die verdeckte Gewinnausschüttung ist mit der Vergütung anzusetzen, die bei einer Vermietung üblicherweise erzielbar ist. Aus Vereinfachungsgründen kann die private Nutzung im Rahmen der verdeckten Gewinnausschüttung auch mithilfe der 1%-Methode ermittelt werden (bei Elektrofahrzeugen/Plug-In-Hybrid-Fahrzeugen mit der 0,5%- bzw. 0,25%-Regelung).
Die Einkünfte aus Kapitalvermögen sind beim Gesellschafter nach dem Teileinkünfteverfahren anzusetzen und unterliegen grundsätzlich der Kapitalertragsteuer in Höhe von 25% (Abgeltungssteuersatz).
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