Aufwendungen für Telefon, Handy und Internet erfasst der Unternehmer mit dem betrieblichen Anteil als Betriebsausgaben. Falls mit dem Telekommunikationsunternehmen eine Flatrate vereinbart ist, ist eine Aufteilung auf die einzelnen Positionen schwierig. Insbesondere bei einer kombinierten Flatrate für Telefon, Fax und Internet kann der private Anteil nur geschätzt werden. Ist die private Nutzung von völlig untergeordneter Bedeutung, kann es sinnvoll, den Gesamtbetrag als Betriebsausgabe zu buchen.
Übernahme der Telefonkosten für seine Arbeitnehmer durch den Unternehmer
Übernimmt der Unternehmer die Telefonkosten, ist wie folgt zu unterscheiden:
- Darf der Arbeitnehmer die Telekommunikationseinrichtungen seines Arbeitgebers kostenlos auch privat nutzen, ist der geldwerte Vorteil steuerfrei.
- Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Aufwendungen für betriebliche Gespräche, die dieser von seinem eigenen Privatanschluss geführt hat, darf er die tatsächlichen Kosten bzw. einen steuerlich zulässigen Pauschalbetrag erstatten.
Arbeitgeber wenden ihren Arbeitnehmern einen geldwerten Vorteil zu, wenn sie ihnen erlauben, betriebliche Datenverarbeitungsgeräte privat zu nutzen. Dieser geldwerte Vorteil ist lohnsteuerfrei. Durch die Verwendung des Begriffs "Datenverarbeitungsgerät" ist klargestellt, dass die private Nutzung aller Geräte, wie z. B. die Nutzung von Telefon, PC, Smartphone, Tablet usw. lohnsteuerfrei ist. In die Steuerfreiheit wurde auch die private Nutzung von Software (Systemprogramme und Anwendungsprogramme) einbezogen, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer kostenlos oder verbilligt zur Nutzung auf dem eigenen PC überlässt. Es spielt also keine Rolle, ob sich die Software auf dem Computer des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers befindet. Das gilt allerdings nur für die Software, die im Unternehmen des Arbeitgebers eingesetzt wird.
Der Arbeitgeber entscheidet, ob und in welchem Umfang sein Arbeitnehmer den betrieblichen Telefonanschluss für private Zwecke nutzen darf. Insbesondere bei einem Ehegatten-Arbeitsverhältnis sollten hierbei klare Vereinbarungen getroffen werden. Darf der Arbeitnehmer-Ehegatte das betriebliche Telefon steuerfrei privat nutzen, reduziert sich der Bedarf für weitere private Telefonate erheblich. Das bedeutet dann, dass der Unternehmer für seine eigenen privaten Telefonate allenfalls nur noch einen geringfügigen Betrag anzusetzen braucht.
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